Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?
C’est assez symptomatique, dès qu’on parle de gestion de projet, soit les intéressés pensent immédiatement à une usine à gaz pour laquelle il faudra une personne dédiée à sa gestion ou alors on se limite à exploiter les post-it pour faire des brainstormings. C’est vrai, que la production d’idées s’en retrouve dynamisée mais on peut faire l’erreur de mettre la séance sous forme de compte rendu. Classique !
Dans mon agence, nous avons très vite exploité les outils de gestion de projet en ligne. Ils sont faciles à exploiter et surtout collaboratifs ce qui s’avère être un atout indéniable en ces temps de confinement.
Bien sûr j’ai conservé cette manière de travailler avec DeepDive.
Avantages des outils numériques
Contrairement aux idées parfois répandues, les outils ne brident en rien la créativité des équipes ! Quand vous aurez travaillé avec des créatifs vous comprendrez…
Les outils de gestion de tâches permettent de visualisez, comparez, repérez et ajustez facilement la disponibilité de vos ressources.
Un avantage indéniable des outils de suivi gestion de projet digital, c’est la lisibilité qu’ils procurent.
Les outils de gestion de proejs proposent des interfaces claires, pas besoin de fouiller pour avoir la date, les personnes affectées ou les ressources attribuées. En un coup d’œil vous visualisez les détails qui sont essentiels.
C’est vraiment nécessaire quand vous devez gérer des quantités d’informations chaque jour !
Trello, l’outil simple à exploiter rapidement pour tous vos projets
Trello : qu’est-ce que c’est ?
Trello est une application gratuite conçue pour le management de projets. Cet outil ergonomique et très efficace, vous permettra de gérer de plusieurs projets, en mode collaboratif, simultanément.
Trello fournit des informations facilement identifiables sur la répartition des tâches des membre et sur la progression des projets en cours. Trello intègre aussi des aspects propres à la méthode agile et scrum.
En plus de toutes ces fonctions essentielles, Trello propose :
- Une personnalisation de l’interface
- la gestion de fichiers depuis l’interface ou connectés aux différents services de stockage en ligne (CLOUD) du marché.
- Des plugins supplémentaires appelés « POWER-UPS »
- Des extensions ajoutant des fonctionnalités pratiques depuis le navigateur Web.
- Etc.
Comment réussir la gestion d’un projet
Définir le flux de travail du projet
La méthode KANBAN exploitée par TRELLO (Etiquette en japonais, cette technique date de 1950, elle a été initiée chez Toyota), est très souvent exploitée et c’est une manière très simple de concevoir votre projet : à faire, en cours, terminé, les 3 colonnes de base auxquelles on peut en adjoindre d’autres en fonction de ses process ou besoins.
- Les 3 colonnes par défaut : | A FAIRE | EN COURS | TERMINE |
- Personnellement j’ajoute : | BLOQUE | IMPORTANT |
Grâce à un système d’étiquettes vous pouvez par exemple fixer des priorités et garder l’équipe concentrée sur les bonnes tâches.
Sur TRELLO, les colonnes sont des LISTES, les tâches des CARTES.
Pourquoi la colonne « bloqué » ?
C’est simple, de mon point de vue, une tâche entamée ne doit plus basculer dans la colonne « à faire ». La tâche reste entamée, pour différentes raisons mais devra être résolue comme les autres.
Dans Important, je stocke des informations primordiales pour l’équipe afin d’éviter des allers/retours sur d’autres outils.
Gagner du temps
Les avantages du numérique, c’est que les outils sont faits pour qu’on se repose sur eux pour les tâches sans valeur ajoutées. Il est intéressant de se pencher sur les modules complémentaires internes au produit ou externes comme les extensions Chrome. Attention, le gratuit c’est bien mais cela a ces limites aussi. Il est bon parfois d’investir quelques euros. Mais pour ça je vous laisse juge.
Libérez du temps et de l’énergie en paramétrant l’outil pour qu’il fournisse des rappels automatiques d’échéance. Avec Trello par exemple et le Power-Ups Buttler il est possible d’automatiser certaines actions répétitives et vous concentrer sur les actions vraiment importantes dans la gestion de vos tâches.
Adaptez TRELLO à vos besoins
Vous n'êtes pas obliger de travailler uniquement en mode KANBAN, à Faire, En cours, Terminé, vous pouvez tout à fait exploiter cet outil pour la gestion éditoriale de votre agence ou de vos clients avec des colonnes représentant les mois par exemple. Trello est vraiment adaptable et personnalisable ! Profitez-en !
Il n’y a rien de plus pénible que d’avoir un outil de gestion et d’y passer des heures, c’est souvent ce que j’explique à mes étudiants ou stagiaires. Le produit doit être simple, fun et mobile ! C'est le cas de TRELLO.
Je vous ai aussi préparé un article sur « Comment faire une to do liste avec Excel » de façon très simple.
Et vous, quel outil exploitez-vous ?
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J’interviens aussi sur les risques liés aux usages des réseaux sociaux en complément de formation pour adultes en reconversion ou pour les étudiants arrivant sur le marché du travail.
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