Comment optimiser son temps ?
Que l’on soit étudiant ou entrepreneur, on a tous le même problème : comment ne pas se faire déborder par le travail et conserver un équilibre de vie ?
C’est vrai que beaucoup adorent être débordés, avoir un planning de ministre, accumuler les rendez-vous.
Peut-être es-tu de ceux-là ? Tu te sens vivre, tu es content d’avoir du travail, énormément de travail !
Mais es-tu vraiment efficace ? As-tu conscience que tu passes certainement à côté de choses plus importantes pour toi et ton entourage ?
Sommaire
ToggleEtape 1 : Faire des pauses pour être plus productif
La première règle est de s’imposer des pauses ! Oui, cela peut paraître paradoxal, mais ces petits moments de détentes te permettent de garder l’énergie et ta créativité.
C’est la première étape nécessaire pour comprendre que tu dois avant tout t’organiser pour avoir des moments rien qu’à toi.
Essaye, tu nous en diras des nouvelles !
Reste concentré sur des courtes périodes
Pour arriver à avoir des plages horaires qui te seront dédiées, il te faudra t’organiser des temps de travail où tu restes concentré à 100% sur une tâche. Coupe toutes distractions, éloigne ton téléphone. Ces sessions de travail peuvent être adaptées à ta façon de
fonctionner entre 25 et 50 minutes. Accorde-toi une pause et recommence.
La méthode POMODORO pour faire des pauses
La méthode POMODORO consiste à mettre en route un chronomètre en version tomate des années 80. Quand ce dernier vibre, tu fais ta pause ! Beaucoup préconisent des sessions de travail de maximum 50 minutes, mais sincèrement, tu fais comme tu le sens.
On est tous différents aussi, je te conseille d’essayer différents temps de travail et de pause et voir ce qui te correspond le mieux.
Etape 2 : Optimise ton temps en occupant des temps morts.
Il existe de nombreuses occasions où tu as l’impression de perdre du temps. Lorsque tu fais la queue au supermarché, tu attends ton bus ou ton train, tu patientes dans une salle d’attente, etc.
Tu as certainement des tâches à faire pour combler ces moments perdus. Exploite-les pour lire ta veille, stocker des informations à lire plus tard. Des petites actions rapides qui ne nécessitent pas trop d’attention soutenue. Attention, je n’ai pas dit qu’elles sont sans valeur ! La lecture, la veille, le tri des informations font parties intégrantes de ton activité d’entrepreneur.
Etape 3 : Apprend à prioriser
Qui ne s’est jamais retrouvé confronté à une liste de tâches à faire et de ne pas savoir pour quel bout commencer ❓ C’est souvent comme ça dans la vie d’entrepreneur, mais pas uniquement.
🎯Il suffit d’un peu de méthode et d’expérience pour trouver ses propres solutions, mais il est parfois nécessaire d’être aidé.
La Méthode Eisenhower est une bonne méthode de priorisation des tâches.
Le général américain Eisenhower a donné son nom à cette matrice permettant de prioriser des tâches. La matrice est composée de deux axes, pour classer les tâches par ordre d’IMPORTANCE et d’URGENCE.
Ensuite, c’est simple :
❗❗Tout ce qui URGENT et IMPORTANT vous devez les TRAITER, alors que votre cerveau fera tout pour que vous repoussiez cette action. Bousculez-vous et traitez celle-ci en priorité.
❗❕Ce qui est URGENT et NON IMPORTANT, DÉLÉGUEZ, ce n’est pas toujours facile car cela vous oblige aussi à faire confiance.
❕❔Ce qui est IMPORTANT et NON URGENT, facile, PLANIFIEZ, ouvrez votre agenda et placez une date butoir dans un créneau disponible. Votre cerveau ne sera plus encombré par cette tâche parasite et vous serez plus concentré et plus productif.
❔❔Pour ce qui est NON URGENT et NON IMPORTANT, pourquoi vous encombrez l’esprit ? SUPPRIMEZ les ! Ou autre méthode, accomplissez-les comme s’il s’agissait d’une récompense, parce que cela peut être grisant pour certains d’abattre une quantité de travail.
Quoi qu’il en soit, n’oubliez pas que vous devrez vous concentrer sur ce qui est URGENT MAIS IMPORTANT, vous gagnerez ainsi en productivé et vous pourrez vous dégager du temps pour autre chose, comme la famille, le sport ou ce qui vous plaira.
Si tu as des astuces, concernant la priorisation ou la gestion des tâches, partage-les-nous.
Etape 4 : Apprend à déléguer !
Pour certains, c’est parfois compliqué, mais c’est nécessaire si tu veux progresser. Tu ne pourras pas tout faire seul, entoure-toi de personnes qui ont des compétences complémentaires aux tiennes.
Ne cherche pas à t’entourer de clones ! C’est aussi une bonne méthode pour comprendre et admettre ta valeur ajoutée dans ton métier. Faire la compta n’est pas ta tasse de thé et surtout, si tu calcules bien, tu comprendras vite que tu perds de l’argent à vouloir la faire par toi-même.
Comment t’y prendre pour déléguer ?
Liste les tâches qui n’ont pas ou peu de valeurs ajoutées pour toi. Ces tâches que tu es obligé de faire, mais pour lesquelles tu n’as pas vraiment d’atomes crochus ! Cela peut être aussi des tâches complémentaires à ton activité, mais qui ne te plaisent pas plus que ça.
Une fois cette liste établie, voit avec qui tu pourrais travailler et sur qui tu pourrais te délester. Si cette méthode permet de sélectionner des compétences connexes qui ne vous feront pas concurrence, il n’en demeure pas moins que vous devrez imposer votre façon de faire. C’est votre business et ce sont vos clients !
Etape 5 : Utilise un outil de planification
Il est vrai que souvent, on exploite les post-it pour ne pas oublier les tâches à réaliser ! Classique !
*️⃣ Les outils de gestion de tâches permettent de visualiser, comparer, repérer et ajuster facilement la disponibilité des ressources.
Les outils proposent des interfaces claires, pas besoin de fouiller pour avoir la date, les personnes affectées ou les ressources attribuées. En un coup d’œil tu visualises les détails qui sont essentiels.😏
*️⃣ Définir le flux de travail du projet
La méthode KANBAN est très fréquemment exploitée et c’est une manière très simple de concevoir ton projet : à faire, en cours, terminé, les 3 colonnes de base auxquelles on peut en adjoindre d’autres en fonction de ses process ou besoins.
Grâce à un système d’étiquettes, tu pourras par exemple fixer des priorités et garder l’équipe, ou toi, concentré sur les bonnes tâches.😆
*️⃣ Repose-toi sur l’outil de planification pour limiter la charge mentale
📌 Libère du temps et de l’énergie en paramétrant l’outil pour qu’il fournisse des rappels automatiques d’échéance. Avec Trello par exemple et le Power-Ups Buttler il est possible d’automatiser certaines actions répétitives et te concentrer sur les actions vraiment importantes dans la gestion des tâches.
Il n’y a rien de plus pénible que d’avoir un outil de gestion et d’y passer des heures, c’est souvent ce que j’explique à mes étudiants ou stagiaires. Le produit doit être simple, fun et mobile ! On n’est pas dans l’industrie ! Ou il faut une équipe pour gérer un projet !
Tu peux découvrir comment faire une to-do liste avec Excel sur cet article.
Exemple d’un outil pour gérer ses projets : Trello
Conclusion : l’idée de tout ça n’est pas de produire plus !!!
Mais bien de gagner plus de temps pour toi et faire autre chose que travailler ! Si tu n’en as pas encore conscience, cela viendra avec le temps. Tu peux me croire !
Et toi, jeune entrepreneur, aurais-tu une astuce à nous partager qui te fais gagner du temps ? Ou, la question, elle est vite répondue !
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