Je ne suis pas fan d’Excel, mais je sais que certains parmi vous l’exploite dans le cadre de leur travail, de leurs études ou même personnellement.

Perso je préfère les outils de gestion de projets toujours disponibles rapidement depuis mon smartphone.

C’est quoi une To Do Liste ?

La méthode KANBAN

• Kanban signifie « étiquette » en japonais. La méthode Kanban fonctionne sur un système de cartes ou d’étiquettes, appelées Kanban, qui correspondent à une commande précise du client.
• Créée par Taiichi Ōno pour Toyota en 1950
• But : d’optimiser sa capacité de production
• L’approche Kanban permet de contrôler visuellement le flux de travail. 

Télécharge le fichier Excel exemple de To do Lits

Je te propose de télécharger un classeur simple Excel  to-do-list  et de suivre quelques conseils pour organiser une bonne liste d’actions :

• Cet exemple :
  • Dispose déjà de la mise en couleur des lignes en fonction de l’état saisi et liste des valeurs ETAT prédéfinie
  • Prêt pour utiliser les filtres : clic gauche de la souris sur chaque flèche à droite des en-têtes de colonne
  • Prêt pour l’ajout de lignes avec toute la mise en forme.
  • Sur la dernière ligne cellule « Remarque » appuyer sur Tabulation pour aller sur la ligne suivante

Conseils pour exploiter la todo list Excel

• Un simple mot est un peu court… pour décrire votre action, il est conseillé d’utiliser un VERBE + COMPLÉMENT, plus précis. C’est en choisissant le verbe adapté que tu pourras te rendre compte que l’action comporte en fait plusieurs étapes. Dans ce cas, créer autant d’actions qu’il y a d’étapes.
  Attention de ne pas aller dans un niveau de détail trop fin sinon tu seras noyé par trop d’actions.

• Fixer des priorités simples comme URGENTES, MAJEURES, IMPORTANTES, MINEURES …  limite toi à 3 niveaux de priorités sans quoi cela perdra de son efficacité.

• Utiliser la TO DO LIST chaque jour…. Eh oui, une liste bien gérée est consultée quotidiennement, complétée des nouvelles actions et mise à jour des états.
• Penser à archiver les actions Abandonnées et Terminées régulièrement (pourquoi pas dans une nouvelle feuille du classeur nommée Archives).
• Utiliser les filtres pour n’extraire que les actions à réaliser dans la semaine dont l’état est À Faire ou En cours.

Ma méthode de travail pour une Todo liste efficace

Une fois une carte ayant quitté l’état « À faire » elle ne doit plus y revenir, elle peut rester dans « bloquée », pour diverses raisons (données non parvenues, retard de paiement, changement de décision)

Travaille comme si demain tu n’étais plus là ! Demain, tu peux être muté, malade ou mort ! Alors renseigne TOUJOURS la description des tâches. Quelqu’un dans le projet doit comprendre ce qui est à faire. Et c’est une règle IMMUABLE chez moi pour travailler avec des collaborateurs, salariés ou freelance.

Ne supprime JAMAIS une tâche ! Archive-les, s’il le faut, car l’expérience prouve que parfois certains projets tombés aux oubliettes renaissent alors qu’on n’y croyait plus. Cette méthode te permettra de toujours avoir des traces et de rester factuel dans tes décisions

Conclusion

Si vraiment tu cherches à faire une todo list avec Excel ou un autre tableur, tu peux librement t’inspirer de cet exemple. Si tu as d’autres astuces ou méthodo, partage les avec nous.